Bu yazımda Exchange Online’da alıcılardan (Recipients) bahsedeceğim.
Bir e-posta iletisi göndermek için bir e-posta istemcisi uygulaması kullanıldığında ve bir listeden tüm kullanıcılar seçilmek istenildiğinde, Kime düğmesine tıklanır ve tüm alıcıların listesi görüntülenir. Buna genel adres listesi (Global Address List – GAL) denir. Tüm alıcıların listesi, kuruluşunuzda bulunan tüm alıcılardan oluşturulur. Öyleyse, bir Exchange Online organizasyonunda sahip olunabilecek alıcı türlerine bir göz atalım.
Exchange Yönetim Merkezimde Recipients’a tıklanırsa, oluşturulabilecek alıcı türleri ortaya çıkar. Bu alıcılardan bazıları Exchange Yönetim Merkezi’nden, diğerlerinin ise Microsoft 365 Yönetim Merkezi’nden oluşturulması gerekir. Ancak hepsi burada Exchange’de temsil edilir.
Posta Kutuları
Mailboxes bölümündeki posta kutuları ilk ve en önemli alıcı türüdür. Posta kutusu aslında bir kullanıcı hesabıyla ilişkilendirilebilecek bir nesnedir. Bu nedenle, kuruluşunuzda Exchange Online için etkinleştirilmiş tüm kullanıcıların bir posta kutusu vardır. Bir kullanıcıyı Exchange Online için nasıl etkinleştirirsiniz? Bir kullanıcı için nasıl posta kutusu oluşturursunuz? Bu bir lisans imzalayarak yapılır. Daha önceki yazılarımda kullanıcı hesabına lisansların nasıl atandığını incelemiştik.
Burada listelenen tüm kullanıcılar, kendilerine atanmış bir Exchange lisansına sahip kullanıcılardır. Bu lisans açık bir ürün lisansı olabilir veya bizim durumumuzda Microsoft 365 ürün lisansları paketi gibi bir paketin parçası olabilir. Yani burada kullanıcımı ararsam, kullanıcımı bulacağım çünkü onun bir kullanıcı posta kutusu var. Bu nedenle, kullanıcımın alıcı türü bir kullanıcı posta kutusudur.
Ayrıca, birden çok kullanıcı arasında paylaşılacak bir posta kutusu olan paylaşılan bir posta kutusu da oluşturulabilir. Fakat o posta kutusunu paylaşacak kullanıcıların zaten kendilerine ait bir posta kutusu olması gerekir.
Örneğin, bir kuruluştaki özgeçmişler için kullanılacak bir posta kutusu veya herkesin yardım masası destek posta kutusuna e-posta gönderebilmesi için yardım masası ekibine ait kullanılacak bir paylaşılan posta kutusu oluşturulabilir. Ardından birden çok kullanıcı bu paylaşılan posta kutusunu kullanabilir. Paylaşılan posta kutuları, bu posta kutularına sahip kullanıcıların Outlook profillerine eklenir. Ardından kullanıcılar Outlook’a girip bu paylaşılan posta kutusuna erişebilir ve bu paylaşılan posta kutusuna gönderilen iletilere yanıt verebilirler.
Paylaşılan posta kutusu elbette bir e-posta adresi alır ve ister kuruluşun içinden ister dışından olsun, herkes bu paylaşılan posta kutusuna e-posta gönderebilir.
Gruplar
Groups bölümü incelenecek olursa Exchange Online’da oluşturulabilecek farklı grup türleri görüntülenebilir. Tüm bu gruplar alıcı olabilir. Microsoft 365 sekmesinde oluşturulması önerilen bazı grupları görebiliriz. Ayrıca burada Microsoft Teams’e bağlı olan bu gruplardan bazılarının Teams simgesiyle ilişkilendirildiğini görülür. Bu bölümden daha fazla Microsoft 365 grupları oluşturulabilir.
Distrubution list sekmesinde dağıtım listeleri ayrıca atanabilir veya dinamik olarak oluşturulabilir. Dağıtım listeleri belirli bir amaç için e-posta dağıtımında kullanılan gruplardır. Dağıtım listesi oluşturulduktan sonra bu listelere kullanıcı eklenebilir ve bu kişilere bu listeler üzerinden e-posta gönderilebilir.
Distribution list’te kullanıcıları statik olarak atayabilirsiniz.
Dynamic distribution list sekmesinde grup üyeleri sorgularla oluşturulur. Örneğin, pazarlama departmanının tüm üyeleri bir sorgu aracılığıyla bu dinamik dağıtım listesine otomatik olarak eklenebilir.
Mail-enabled security sekmesinde, kaynaklara erişim yeteneğine sahip ve bu kaynaklara belirli izinler aracılığıyla erişebilcek gruplar tanımlanır. Bu gruplar posta özelliklidir ama aynı zamanda bu grupların kendilerine ait bir e-posta adresi vardır. Bu sayede alıcıları e-posta alabilir. Posta özellikli bir güvenlik grupları, Microsoft 365 gruplarıyla neredeyse aynıdır. Her ikisi de izinlerle kaynaklara erişebilir ve her ikisi de posta özelliklidir, e-posta iletileri alabilir ve kendi e-posta adreslerine sahiptir.
Kaynaklar
Resources bölümünde, genel adres listenizde temsil edilmesi istenilen bir nesne türü veya konumdur. Örneğin, bir konferans odası isteniliyorsa bu durumda kullanıcıların konferans odasını planlaması istenir. Kullanıcıların bunu Outlook üzerinden yapmaları gerekir. Ancak Outlook içindeki konferans odasını bir kaynak olarak görebilmeleri için bir kaynak posta kutusu oluşturulması gerekiyor.
Kaynak posta kutularının Exchange Online lisansına ihtiyacı yoktur. Bu nedenle kuruluşa herhangi bir ek maliyet getirmez. Aynı şey aynı şekilde gruplar için de geçerlidir. Microsoft 365, güvenlik veya dağıtım listesi grupları oluşturulmasının kuruluşa herhangi bir lisans maliyeti yoktur.
Harici Kullanıcılar
Contacts bölümü kuruluşun genel adres listesinde görünmesi istenilen harici kullanıcıların temsilleridir. Böylece kullanıcılar Outlook’tayken ve Kime düğmesine tıkladıklarında, bu kişileri görebilirler.
Kişiler, posta kişisi veya posta kullanıcısı olmak üzere iki şekilde gelir. Posta kişisi (Email Contact), Microsoft Entra ID’de kullanıcı hesabı olmayan bir kişidir.
Posta Kullanıcısı (Email User) ise konuk türünde bir Microsoft Entra ID kullanıcısıdır. Yani bunlar üye kullanıcı değil, misafirdir. Fakat bir e-posta adresine sahip oldukları için genel adres listenizde ve aynı zamanda Microsoft Entra ID hesapları listenizde görünürler. Posta kişileri Microsoft Entra ID içinde görüntülenmezler.
Kısacası yukarıda bahsettiğim alıcı türlelerine ait tüm alıcılar (Recipients) genel adres listesinde görünürler.
Bu yazımda Exchange Online’da alıcılarını ve bu alıcıların özelliklerini inceledik.
Faydalı olması dileğiyle…
