Bu yazımda bir başka alıcı türü olan Exchange Online’da gruplardan bahsedeceğim.
Önceki yazılarımda da bahsettiğim gibi Microsoft 365’te oluşturulabilecek farklı gruplarımız mevcuttu. Bunlardan ilki, Microsoft 365 grubu; Microsoft Teams, SharePoint Online Sitesi ve e-posta dağıtım listesi ile ilişkilendirilen bir gruptur. Yani Microsoft 365 grubuna e-posta gönderilebilir, Microsoft Teams olarak ve SharePoint Online Sitesi olarak erişilebilir. Ayrıca kullanılabilir kaynaklara erişim için de kullanılabilir. Temelde her şeyi kapsayan bir gruptur. Diğer tüm gruplarda yapılabilecek her şey Microsoft 365 grubunda yapılabilir. Bu yüzden Microsoft, sadece Microsoft 365 grupları oluşturulmasını öneriyor.
Yine de başka gruplar oluşturulabilir. O halde Microsoft 365 kiracısı olunduğunda oluşturabilecek diğer grupları da inceleyelim.
Microsoft 365 grubuna çok benzer bir grup olan Mail-enabled Security grubu vardır. Posta ile desteklenen bir güvenlik grubu, Microsoft Entra’da bir güvenlik grubudur. Bu da, izinler sağlamak veya kaynaklara erişim sağlamak amacıyla bir arada gruplanan bir kullanıcı grubu olduğu anlamına gelir. Yani aynı klasörlere erişen bir departman ya da aynı proje dosyalarına erişmesi gereken kullanıcılar varsa, onlar bu şekilde bir grup haline getirilebilir. Bu grup bir güvenlik grubudur ve bu güvenlik grubuna posta yoluyla erişilebilir. Güvenlik grubunun posta yoluyla erişilebilir olması, bu gruba bir e-posta adresi tanımlanacağını, Global Address List’te görünebileceğini ve bu gruba e-posta gönderilebileceği anlamına gelir.
Distribution List (Dağıtım Listesi) de yine e-posta destekli bir gruptur. Fakat kaynaklara erişim sağlamak için kullanılamaz. Bu gruplarla ilgili bir güvenlik ilkesi olmaz. Kaynaklara erişim izni verilemez. Bu yüzden bu grup sadece e-posta amaçlı olarak düşünülebilir. Başka herhangi bir işlevsellik veya erişim ile ilişkilendirilmez. Statik ve Dinamik olmak üzere iki tür dağıtım listesi mevcuttur. İkisi arasındaki farkı ise şu şekilde açıklayabiliriz.
Distribution List’te kullanıcılar manuel olarak eklenir.
Dynamic Distribution List’te ise kullanıcı ekleme işlemi bir sorguya dayanır ve bu nedenle sorgu için bir parametre tanımlanması gerekir. Örnek verecek olursak, Ankara’da yaşayan ve Bilgi İşlem Departmanı’nın üyesi olan herkes için parametreler belirlenir. Bu parametrelere sahip her bir alıcı ya da posta kutusu oluşturulduğunda otomatik olarak o dağıtım listesine eklenir. Dinamik dağıtım listeleri de posta desteğine sahiptir. Böylece bu listelere posta gönderilebilir.
O halde bir grup oluşturalım ve neler yapmamız gerektiğini inceleyelim. Bir grup oluşturmak için Add a group seçeneğine tıklanır.
Group type bölümünde daha önce bahsettiğim dört farklı grup türünden biri seçilir. Örnekte bir Microsoft 365 grubu oluşturulmuştur. Microsoft 365 seçilip Next ile devam edilir.
Basics bölümünde grup adı belirlenir. Ayrıca gruba ait bir çıklama da eklenebilir. Bu isim daha sonra e-posta adresi oluşturmak için kullanılacak. Bu yüzden uygun bir isim seçildiğinden emin olunması gerekir. Örnekte grup adı Bilgi İşlem – Ankara olarak belirlenmiş ve ayrıca bir de açıklama eklenmiştir. Next ile devam edilir.
Owners bölümünde bu grup için bir sahip atanır. Grup sahipleri gruba üye ekleme/çıkarma, paylaşılmış gelen kutusundan silme ve grubu yeniden adlandırma, açıklamayı değiştirme vb. grup ayarlarını da değiştirme yetkilerine sahip olurlar. Ekleme işlemi için Assign owners tıklanır ve eklenmek istenilen kullanıcı/kullanıcılar seçilip Add ile eklenir. Bu grup için sahip olarak kendi kullanıcımı ekledim.
Next ile devam edilir.
Members bölümünde gruba üye/üyeler eklenir. Bu işlem grup oluşturma anında da daha sonra da yapılabilir. Organizasyonun parçası olan herhangi bir alıcı, kullanıcı, üye veya misafir gruba eklenebilir. Örnekte üye ekleme işlemi yapılmadan devam edilmiştir. Next ile devam edilir.
Settings bölümünde Group email address kısmında grup için e-posta adresi belirlenir. Sensitivity kısmında None ve Public olarak iki seçenek vardır. Kamuya açık olarak kullanılmak üzere özel olarak hazırlanmış ve onaylanmış iş verileri için Public seçilebilir. Privacy kısmında ise bu e-postanın halka açık (Public) mı yoksa özel (Private) mi olacağı belirlenir. Public gruplara grup sahibinin onayı olmadan herkes katılabilir. Grup içeriklerine herkes erişebilir. Private gruplara ise herkese açık değildir ve sadece grup sahipleri gruba üye ekleyebilirler. Yalnızca üyeler grup içeriğine erişebilirler. Ayrıca bu grup için Microsoft Teams’te bir grubun da oluşturulması isteniyorsa Create a team for this group işaretlenir. Next ile devam edilir.
Finish bölümünde oluşturulacak grup gözden geçirilir ve Create group tıklanarak grup oluşturulur.
Oluşturma işlemi tamamlandıktan sonra Close ile bitirilir.
Bu yazımda Exchange Online’da gruplardan bahsettim.
Faydalı olması dileğiyle…
