Bu yazımda Exchange Online’da kullanıcı posta kutularının yönetiminden bahsedeceğim.
Daha önce belirttiğim gibi, Microsoft Exchange Online Microsoft 365’in ana iş yüküdür. Posta kutusu bir kullanıcı hesabına bağlıdır. Kullanıcı hesabı da Microsoft Entra’da mevcuttur. Bir kullanıcı hesabı oluşturup kullanıcı hesabına bir lisans bağlandığında, eğer bu lisans Exchange Online içeriyorsa, o kullanıcının bir posta kutusu oluşturulur. O halde Exchange Online posta kutusu özelliklerine bir göz atalım.
Exchange Yönetim Merkezi’nde, Recipients ve Mailboxes üzerine tıklandığında, kiracımda (tenant) bulunan tüm posta kutularının listesi görüntülenir. Buradaki Search bölümüne adımı yazıp posta kutumu görebilirim.
Posta kutusunun özelliklerini açmak için posta kutusuna tıklanır. Buradaki bu özelliklerin çoğu, Microsoft 365 E5 lisansıyla birlikte gelen Exchange Online planımızda bulunan özelliklerdir. İlk sayfa, tüm iletişim bilgilerinin görüntülendiği genel sayfadır. Buradaki özellikler buradan veya Entra Admin Center içinden de değiştirilebilir.
General bölümünde posta kutusu ile ilgili birçok genel özellik bulunmaktadır. Bunlardan birisi de Global Address List (GAL)‘dan saklanma seçeneğidir. Alıcının küresel adres listesinde görünmesinin önlenmesi ve diğer kullanıcıların bu e-posta adresini aramalarda görmemesi isteniyorsa, buradan yapılabilir.
Ayrıca posta kutumun kullanımı da görünmektedir. Maksimum posta kutusu boyutum 100 GB ve 1.14 MB gibi küçük bir kullanım görünüyor. Hemen altında ise son oturum açma zamanım görünüyor.
Ayrıca, burada posta kutuma sunulan çeşitli uygulamaları görüyorum. Peki posta kutusuna erişmek için hangi uygulamalar kullanılabilir? Bunlarda ilki Outlook’un web versiyonu ya da tarayıcı tabanlı Outlook’tur. Office ürün paketinin bir parçası olarak bilinen Outlook ve ayrıca posta kutusuna erişmek için kullanılabilen hizmetler veya uygulamalar da burada görüntülenmektedir. Örneğin e-posta erişiminin daha klasik yolu olan POP3. Bu yöntem, backend sunucu tabanlı e-posta çözümlerinin başlangıcından beri mevcuttur.
Organization bölümünde daha fazla iletişim ayarı görüntülenir. Bunlar aşina olabileceğiniz ayarlardır. Entra Admin Center ayarlarında tanımladığınız yönetici adı veya kullanıcı hakkında diğer ek detaylar buradan görüntülenebilir ya da tanımlanabilir.
Delegation bölümünde kullanıcı postasını ilgilendiren çok önemli üç izin mevcuttur. Bunlar “Send as (Farklı gönder)”, “Send on behalf (Adına gönder)” ve “Read and manage (Full Access)” izinleridir.
Öncelikle “Adına gönder” izninden bahsedelim. Bu izin delegasyon verilen kullanıcıların sizin adınıza e-posta iletileri gönderebilmesini sağlar. Bu kullanıcı izinli olabilir ya da kullanıcının adına e-posta gönderen bir asistanı olabilir. Bu noktada önemli olan mesajın alıcısının mesajı gerçekten kimin gönderdiğini bilmesidir. Bu yüzden mesajın Emre’den geldiğini düşünmüyorlar. Mesajın Emre adına üçüncü bir taraftan geldiğini anlıyorlar.
Farklı gönder izni ise çok daha güçlü bir izindir. Farklı gönder izni, birinin sizin adınıza mesaj göndermesine izin verir. Yani aslında sizi taklit eder. Yani bu izne sahip biri mesaj gönderebilir ve eğer adınızı ön alana koyarsa, mesaj sizden gelir. Alıcı, mesajı doğrudan Emre göndermiş gibi görür. Bu yüzden farklı gönder izni verilirken çok dikkat edilmesi gerekir. Adına gönder izni kullanılırken karşıdaki kişi mesajın gerçek göndericisini tespit edebilecektir.
Oku ve Yönet izni ise delegasyon yapılan kişiye doğrudan bu e-posta adresini açıp e-posta sahibi gibi kullanmasına izin verir. Buradaki izinler içinde en güçlüsü ve aynı zamanda kullanılırken en dikkat edilmesi gereken izin türüdür.
Mailbox bölümünde daha gelişmiş posta kutusu ayarları mevcuttur. İlki mesaj boyutu kısıtlamasıdır. Buradan gönderilecek bir e-postanın maksimum boyutu kullanıcı için yapılandırılabilir.
Mesaj teslim kısıtlaması ile bazı kullanıcıların kuruluştaki veya kuruluş dışındaki diğer kullanıcılara mesaj göndermesini engellenebilir. Bazı kuruluşların etik duvarlar için gereksinimleri vardır. Belki şirkette yasal nedenlerle, projeler veya uyum nedenleriyle birbirleriyle iletişim kurmasına izin verilmeyen veya iletişim kurmaması gereken iki grup olabilir. Bu nedenle, farklı kullanıcı gruplarının birbirleriyle iletişim kurmasını engelleyen mesaj teslimat kısıtlamaları belirlenebilir.
E-posta yönlendirme, genellikle birisi şirketten ayrıldığında kullanılan bir bölümdür. Eğer şirkette işten ayrıldıysa ama bu kişiye gelen e-postaların şirketteki başka bir kullanıcıya yönlendirilmesi isteniyorsa, e-posta yönlendirme kullanılabilir.
Aşağıda ise biraz daha gelişmiş posta kutusu politikaları bulunmaktadır. Bunlar genel olarak paylaşım ve veri saklanması vb. Exchange Online politikalardır.
Others bölümünde yine birkaç gelişmiş Exchange Online seçeneği mevcuttur. Buradan özel nitelikler, grup üyelikleri, otomatik cevaplar, silinmiş öğelerin geri getirilmesi, paylaşılan posta kutusuna dönüştürme, dava tutma, posta kutusu arşivi, alıcı limitleme ve posta ipucu gibi özellikler kullanılabilir.
Bu özelliklerden sadece premium lisanslarla sunulan birkaç tanesine özellikle değinmek istiyorum. Bunlardan ilki Litigation hold (Dava tutma)’tur. Bu bir kullanıcının bir e-posta’yı kalıcı olarak silmesini engellemeye olanak tanır. Çoğu kullanıcı posta kutusundan bir e-posta sildiğinde e-posta silinmiş öğeler klasörüne gider ve silinmiş öğelerden de sildiğinde tamamen kaybolur. Fakat bu özellik etkinleştirilirse kullanıcı bunu yapamaz. Silinen e-postalar silinmiş öğelerde saklanır.
İkincisi ise Mailbox archive’dır. Posta kutusu arşivi posta kutusunun uzun süre e-postaları saklamak için ek bir arşiv niteliğindedir.
Bu yazımda Exchange Online’da kullanıcı posta kutularının yönetiminden bahsettim.
Faydalı olması dileğiyle…
