Bu yazımda Microsoft 365’te kaynak posta kutularının yönetiminden bahsedeceğim.
Şirket içi Microsoft Exchange Server deneyimi olanlar, kaynak posta kutusu kavramına aşina olabilir. Bir kaynak posta kutusu, öncelikle organizasyonunuzdaki kullanıcıların bir kaynağı planlamasını sağlamak ve başkalarının aynı anda planlamamasını sağlamak için kullanılır. Böylece posta kutusu veya kaynak kullanılan veya meşgul olarak işaretlenecektir.
Bunun için konferans salonu güzel bir örnektir. Bir konferans odasında, aynı anda sadece bir takım o toplantı odasını kullanabilir. O konferans odasının yoğun veya rezerve edilmiş olarak işaretlenmesini sağlamak için, bir kaynak posta kutusu oluşturabilir ve bu kaynak posta kutusu o konferans odasına atfedilebilir. Biri o konferans odasını ayırttığında, organizasyondaki herkes odanın zaten rezerve edildiğini görecektir. Peki bu nasıl yapılır?
Kaynak posta kutusunun altında bir oda kaynağı oluşturulur. Daha önce de bahsettiğim gibi kaynak posta kutuları Exchange Online lisansı gerektirmediği için ek bir maliyet getirmezler.
Resource Setup bölümünde oda için isim ve kaynak e-posta adresi belirtilir. Örnekte KonferansSalonuAnaBina1 isimli bir toplantı odası oluşturulmuştur. Aynı isim varsayılan olarak e-posta adresine de eklenir. Fakat bir e-posta alan adı seçilmesi gerekir. Bu e-posta adresi daha sonra bu posta kutusunu temsil etmek için kullanılacaktır. Next ile devam edilir.
General Information bölümünde posta kutusu için bu odaya özel bazı ek özellikler belirtilebilir. Kapasitede, bu odayı kaç kişinin kullanacağı belirtilir. Örnekte 10 olarak belirtilmiştir. Bu, 10 kişiyi engelleyeceği veya izin vereceği anlamına gelmez. Binada 100 oda varsa ve birisi hangi odaların 10 kişilik olduğunu görmek istiyorsa odaların kapasitesine buradan bakabilir hatta bu kapasiteye sahip odaları arayıp filtreleyebilir. Aynı şey konum için de geçerli. Örnekte konum Ana Bina olarak belirtilmiştir. Bir telefon numarası, bir departman da belirtebililebilir. Burada istenilen bilgiler eklendikten sonra Next ile devam edilir.
Booking options bölümünde bu odanın rezervasyonu için kullanılabilecek farklı seçeneklerin de olduğu görülür. İlk seçenek odada tekrarlanan toplantılara izin verilmesidir. Bu seçenek birisinin her Pazartesi saat 11:00’da o odayı reserve etmesini sağlar. Varsayılan olarak işaretlidir ve istenilirse kaldırılabilir. İkinci sçeenek odanın sadece çalışma saatleri içerisinde rezerve edilmesini sağlar. Eğer bu seçenek işaretlenirse 18:00’dan sonra bu odanın seçilemez olması sağlanabilir. Son seçenek ise çalışma saatleri dışında odada toplantı yapılmak istenirse bu toplantıların otomatik olarak reddedilmesini sağlar. Alttaki seçeneklerden biri olan Booking window (days) ile kullanıcıların kaç gün önceden rezervasyon yapmasına izin verileceği belirlenir. Örnekte 180 gün (6 ay) olarak belirlenmiştir. Hemen altında ise Maksimum duration (hours) ile toplantının en uzun süresi belirlenir. En uzun süre 24 saat olarak belirlenebilir. En alttaki seçenek ise toplantıyı organize edecek kişiye otomatik yanıtlar gönderilmesini sağlar.
Review resource bölümünde kaynak posta kutusu için gerekli doğrulamalar yapılır. Create ile kaynak posta kutusu oluşturulur.
Kaynak posta kutusu oluşturma sürecinde ve tamamlandığında, o oda posta kutusunun oluşturulduğu bildirilecektir. Oluşturulma tamamlandığında Done ile oluşturulma işlemi bitirilir.
Global Address List’e bakıldığında bu posta kutusunun bir odaya ait olduğunu gösteren küçük bir simge görüntülenir.
Benzer bir şekilde ekipmanlar için de kaynak posta kutusu oluşturulabilir. Bu az önceki oluşturulan kaynak posta kutusuna benzerdir. Farkı ise ekipman kaynak posta kutusunun projector, yazıcı gibi cihazların belirli bir toplantı için rezervasyonunda kullanılmasıdır.
Global Address List’te ise bu kaynak posta kutusunun ekipmana ait olduğunu belirten farklı bir simge görüntülenir.
Bunlar, Exchange Online’daki Global Address List’te görünecek alıcı tipi olarak oluşturabileceğiniz kaynak posta kutusu seçenekleridir.
Bu yazımda Microsoft 365’te kaynak posta kutularının yönetiminden bahsettim.
Faydalı olması dileğiyle…
